Profesjonalny monitoring zwiększa poczucie bezpieczeństwa i pozwala kontrolować, co dzieje się wewnątrz i na zewnątrz budynku. To jednak nie oznacza, że można nagrywać wszystko bez żadnych ograniczeń. Sprawdź, jaka jest zależność między monitoringiem a RODO.
Monitoring wizyjny – czym jest i w jakim celu można go stosować?
Monitoring wizyjny to inteligentny system kamer, które przesyłają obraz w czasie rzeczywistym do Centrum Monitorowania, gdzie doświadczeni operatorzy mają za zadanie jak najszybciej wykrywać różnego rodzaju zagrożenia.
Bezpieczeństwo pracowników i ochrona mienia
Bezpieczeństwo pracowników i ochrona mienia to jedne z najważniejszych powodów, dla których instaluje się systemy monitoringu wizyjnego. Kamery pozwalają szybko wychwycić potencjalnie niebezpieczne sytuacje i podjąć adekwatną reakcję, zanim jeszcze dojdzie do poważniejszych szkód. Uzupełnieniem tej usługi może być monitorowanie systemu alarmowego, dzięki któremu możliwe jest szybkie powiadamianie służb ochrony lub policji w przypadku wykrycia niepożądanego zdarzenia.
RODO a monitoring w pracy – prawnie uzasadniony interes
Związek między RODO a monitoringiem wizyjnym w miejscu pracy wynika przede wszystkim z koncepcji tzw. prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy określonego w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może stosować monitoring wizyjny tylko wtedy, gdy wykaże on swój prawnie uzasadniony interes, a obrany cel nie narusza nadmiernie prywatności i godności osób zatrudnionych.
Przykładem takiego działania może być instalacja kamer przy wejściu do budynku lub na korytarzach w biurze, aby kontrolować, kto wchodzi na teren firmy i zapewnić bezpieczeństwo pracownikom.
Monitoring wizyjny a RODO – najważniejsze zagadnienia
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, obowiązuje w krajach Unii Europejskiej od 25 maja 2018 roku. Przepisy te mają na celu ochronę prywatności oraz zapewnienie, że dane osobowe są wykorzystywane w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
Wdrożenie RODO wpłynęło również na możliwość stosowania monitoringu wizyjnego. Rozporządzenie nie zakazuje używania kamer, ale wprowadza pewne ograniczenia, które mają zapobiegać nadmiernej ingerencji w prywatność osób znajdujących się w zasięgu monitoringu.
Jakie obszary są wyłączone z nadzoru?
RODO wskazuje, które miejsca powinny być wyłączone z monitoringu wizyjnego, ponieważ ich obserwowanie mogłoby naruszać prywatność i godność osób fizycznych. Do takich przestrzeni zaliczamy przede wszystkim:
- łazienki,
- toalety,
- szatnie,
- pomieszczenia socjalne,
- palarnie,
- pomieszczenia udostępnione zakładowym organizacjom związkowym.
Są to miejsca, w których pracownicy mają prawo oczekiwać pełnej swobody i braku nadzoru.
Ograniczenia obszaru monitoringu – co mówią przepisy?
Monitoring zgodny z RODO powinien być stosowany w sposób proporcjonalny, czyli tylko w takim zakresie, jaki jest naprawdę potrzebny do osiągnięcia konkretnego celu. Oznacza to, że nie można go wykorzystywać do ciągłej kontroli pracowników, np. poprzez kierowanie kamer bezpośrednio na stanowiska pracy biurowej.
Warto pamiętać również, że polskie przepisy dopuszczają jedynie rejestrację obrazu. Nagrywanie dźwięku jest uznawane za nadmierną ingerencję w prywatność i w wielu przypadkach może być nielegalne.
Monitoring a ochrona danych osobowych – obowiązki administratora systemu
Kamery rejestrują wizerunek osób, które znajdują się w ich zasięgu, co pozwala ustalić ich tożsamość na podstawie samego nagrania. To powoduje, że monitoring wizyjny jest traktowany jako przetwarzanie danych osobowych i podlega ochronie prawnej.
Podmiot korzystający z inteligentnego systemu kamer staje się administratorem danych i ma obowiązek zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie, ograniczenie dostępu do nagrań osobom trzecim oraz wykorzystywanie ich wyłącznie w uzasadnionym celu.
Zasada minimalizacji, integralności i poufności
Aby monitoring wizyjny był zgodny z RODO, należy stosować zasady minimalizacji danych oraz dbać o ich integralność i poufność. Na czym to dokładnie polega?
- Zasada minimalizacji danych – obejmuje ograniczenie obszaru nagrywania, czasu przechowywania nagrań do maksymalnie trzech miesięcy i brak rejestrowania dźwięku.
- Zasada integralności i poufności – dotyczy ochrony nagrań przed nieuprawnionym dostępem poprzez np. zabezpieczenie sprzętu w zamkniętym pomieszczeniu lub szafie i ustanowienie silnego hasła. Nagrania muszą być także chronione przed przypadkowym usunięciem, kradzieżą lub uszkodzeniem.
Informowanie pracowników o monitoringu – dlaczego jest tak ważne?
Legalny monitoring wizyjny wymaga spełnienia obowiązku informacyjnego. Osoby znajdujące się w zasięgu kamer, np. pracownicy lub mieszkańcy danej wspólnoty muszą wiedzieć, kto jest administratorem danych, w jakim celu nagrania są rejestrowane i jak długo będą przechowywane.
Obowiązek informacyjny pracodawcy
Informowanie pracowników o zastosowaniu monitoringu wizyjnego jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z RODO oraz kodeksu pracy. Trzeba to zrobić najpóźniej na 2 tygodnie przed uruchomieniem kamer. W tym celu możesz wywiesić ogłoszenie, zaktualizować regulamin pracy lub wysłać wiadomość e-mail.
Zależność między monitoringiem wizyjnym a RODO wymaga również tego, aby teren objęty nadzorem został wyraźnie oznaczony przy użyciu odpowiednich tablic informacyjnych.
Monitoring a prawa osób nagrywanych w świetle RODO
Każda osoba, która znalazła się w zasięgu kamery, ma prawo zapytać administratora, czy jej wizerunek został nagrany oraz co dzieje się z tym nagraniem. Osoba ta może również żądać wglądu w materiał, otrzymania kopii swojego wizerunku lub uzyskania informacji, jak długo dane są przechowywane i komu będą udostępniane.
W uzasadnionych przypadkach można też domagać się usunięcia danych i ograniczenia ich przetwarzania.
Monitoring a RODO – dobre praktyki i audyt systemu wizyjnego
Rozporządzenie RODO wymaga, aby monitoring wizyjny był prowadzony w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z celem, dla którego został założony. System kamer powinien być też regularnie kontrolowany, co możesz osiągnąć, zlecając regularny audyt naszej firmie.
W ramach analizy sprawdzimy, które obszary i procedury wymagają poprawy. To z kolei przełoży się na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa całego systemu monitoringu. Weryfikujemy między innymi:
- Regulaminy i zgodność praktyki – sprawdzamy, czy zasady korzystania z monitoringu są jasno zapisane w regulaminie pracy i w regulaminie monitoringu, a także czy faktyczne działania firmy są z nimi zgodne.
- Rola Inspektora Ochrony Danych (IOD) – oceniamy, czy IOD został wyznaczony zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz, czy ma realny wpływ na bezpieczeństwo nagrań.
- Dostępność informacji dla pracowników – audyt sprawdza, czy osoby nagrywane wiedzą, kto jest administratorem danych i jak mogą skontaktować się z IOD, aby skorzystać ze swoich praw.
Korzystając z usług naszej firmy możesz mieć pewność, że monitoring wizyjny będzie zgodny z RODO i Kodeksem pracy, a wszystkie nagrania zostaną odpowiednio zabezpieczone i będą przechowywane tylko przez czas niezbędny do realizacji zamierzonego celu.